綜合辦公管理系統 享受信息化辦公的便捷和高效
金慧綜合辦公管理系統 ,結合十多年行業系統研發和實施經驗,提煉公司日常生產、工作中常用、實用的功能,總結、制定出一套綜合辦公產品。
綜合辦公產品在公司日常管理工作中發揮著巨大的作用,通過對綜合辦公??櫚牟僮?,可以使公司的高、中、基層的管理 人員甚至一般員工享受辦公自動化的便捷和高效。對于公司高層領導而言,綜合辦公以公司內部/外部的信息為基礎信息,為 公司領導提供決策參考和依據;對于中層管理者而言,綜合辦公利用業務各環節提供的基礎“數據”,提煉出有用的管理“信息”,把 握業務進程,降低經營風險,提高經營效率;對于普通員工而言,綜合辦公為辦公室人員提供良好的辦公手段和環境,使之準 確、高效,愉快地工作。
金慧綜合辦公產品主要為各公司解決以下核心問題
工作職責、崗位明確的問題

日常辦公事務管理包括日常事務的計劃安排、組織實施、信息溝通、協調 控制、檢查總結和獎勵懲罰等方面的管理工作;辦公物品管理包括辦公物 品的發放、使用、保管、采購以及相應制度的制定;文書資料管理包括信 函管理、公文管理、檔案管理、書刊管理;會議管理包括會前準備、會中 服務、會后工作;其他事務視具體情況而定。作為行政部門就要按崗位職 責明確分工,保證每項工作有人抓。

信息的收集、整理,及時共享的問題

信息包括企業外部信息和內部信息。外部信息具體包括:國家相關政策 法規,內部信息具體包括財務狀況,生產狀況,采購、庫存信息狀況,設 備使用和管理狀況,人才資源狀況等。作為管理人員最重要的是要及時了 解企業內部情況發展變化和國家政府機關相關政策和法律規定的變化,為 及時決策提供決策參考和依據;作為普通員工,及時了解公司信息、動態 也是非常有必要的。

各部門、各層級協同工作的效率問題

去了領導辦公室才知道領導不在公司;需要聯系某位員工卻一時找不到該員工的聯系 電話;為了簽字跑流程,樓上樓下跑了不知道多少趟……

企業文化、活動、制度傳播的問題

企業子公司多,部門多,人員分散,往往一個通知、一項制度需要通過層層轉達的 方式才能讓大部分員工知曉,不僅花的時間久,效果也不一定好。建立企業的信息 化平臺,通過信息發布,管理員可以隨時、方便地發布消息,而員工無論在何時何 地,只要登錄平臺就能看到消息,大大減輕了推廣工作,大大提高了傳播效率。

產品特點
豐富多樣且實用的產品功能

眾所周知,綜合辦公可包含的功能眾多,不同的需求可以衍生出許多不一樣的功 能。金慧綜合辦公產品結合十多年來在行業系統研發和實施的經驗,將公司常 用、實用的功能加以總結、提煉,制定出一套包含幾十種功能點的產品,使得 用戶可以有更多選擇的空間。

便捷、靈活的自定義調整功能

各公司在具體應用過程中,必然會提出自己的需求。金慧綜合辦公產品中的各類 功能均可以在不改動代碼的情況下靈活的進行某些調整,例如表單、列表字段的 修改調整,查詢條件的修改調整,流程環節的自定義修改調整等等。

界面更加美觀、操作更加便捷

金慧公司綜合辦公產品經過十多年的更新、迭代,不斷地在界面美觀性以及操 作易用性上進行改革與創新,不斷貼合使用人員的操作習慣,真正使得使用人 員能夠通過我們的產品,進行準確、高效,愉快地工作。

應用價值
建立內部的通信平臺

眾所周知,綜合辦公可包含的功能眾多,不同的需求可以衍生出許多不一樣的 功能。金慧綜合辦公產品結合十多年來在行業系統研發和實施的經驗,將公司 常用、實用的功能加以總結、提煉,制定出一套包含幾十種功能點的產品,使 得用戶可以有更多選擇的空間。

建立信息發布的平臺

在公司內部建立一個有效的信息發布和交流的場所,例如電子公告、電子論壇、電子 刊物,使內部的規章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在企業內部員工 之間得到廣泛的傳播,使員工能夠了解企業的發展動態。

實現工作流程的自動化

變革了公司傳統紙質公文辦公模式,企業內外部的收發文、呈批件、文件管理、檔案 管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發、歸檔等 電子化流轉方式,提高辦公效率,實現無紙化辦公。不用拿著各種文件、申請、單 據在各部門跑來跑去,等候審批、簽字、蓋章,而是利用快速而廉價的網絡傳遞手 段,發揮信息共享功能來協調單位內各部門的工作,減少工作中復雜環節。

實現文檔管理的自動化

可使各類文檔(包括各種文件、知識、信息)能夠按權限進行保存、共享和使 用,并有一個方便的查找手段。文檔管理自動化能使各種文檔實現電子化,通 過電子文件柜的形式實現文檔的保管,按權限進行使用和共享。實現文檔管理 自動化以后,如企業來了一個新員工,只要管理員給他注冊一個身份文件,給 他一個口令,他自己進入系統就可以看到這個單位積累下來的東西,規章制度、各 種技術文件等等,只要他的身份符合權限可以閱覽的范圍,他自然而然都能看到,這 樣就減少了很多培訓環節。

輔助辦公

它牽涉的內容比較多,像會議管理、車輛管理、辦公用品管理、圖書管理等 與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公,實現了這些輔助辦公 的自動化。

實現分布式辦公

變革了傳統的集中辦公室的辦公方式,擴大了辦公區域,可在家中、城市 各地甚至世界各個角落通過網絡連接隨時辦公,大大方便了員工出差在外 的辦公與信息交流。

建立信息集成平臺

現代企業中已存在的MIS系統、ERP系統、財務系統等存儲著企業一些經營 管理業務數據,對企業的經營運作起著關鍵性作用,但它們都是相對獨立 的、靜態的,智能網絡辦公系統具備數據接口功能,能把企業原有的業務 系統數據集成到工作流系統中,使企業員工能有效獲取處理信息,提高企 業整體反應速度。

節省企業的辦公費用支出

將傳統的紙張填寫過程電子化,尤其是長途電話、傳真、復印、打印和辦公用紙費用,真正實現無紙化辦公,是企業實現管理現代化的標志。

搭建知識管理平臺

系統性利用企業積累的信息資源、專家技能,改進企業的創新能力、快速響應能力、提高辦公效率和員工的技能素質。

增強領導監控能力

強化領導的監控管理,增強管理層對組織的控制力,及時有效監控各部門、各個人員的工作進度情況;實時、全面掌控各部門的工作辦理狀態,及時發現問題及時解決,從而減少差錯、防止低效辦公。

核心功能簡介 個人中心

主要為個人提供一個個性化的網上辦公環境,每個員工可以在此處理個人工作事務、完成個性化設置和相關的個人查詢。

對于個人工作平臺的實現,主要是為了簡化用戶的使用操作方式,所需要用戶處理的工作都以任務的 形式主動“PUSH”到用戶面前,用戶只需要打開電腦就能處理他(她)的日常工作,比如所有今天需要 處理的工作都會在待辦任務中,所有新的消息、郵件和通知都會以集成的方式出現在用戶的面前。

公共信息管理

提供了可以在公司內部發布如:通知、公告、企業新聞、集團新聞、項目公告等面向企業內部 的公共信息。并且可以設置公共信息的有效期限,可以圖文并茂,可以攜帶附件供下載,有權 限的人員還可以修改及刪除已經發布的公共信息。

公共信息管理功能可以改變企業長期使用通知板、公告板的傳統,避免了通知或者公 告無法傳達到的問題,除了重要通知可以進行自動提醒外,對于已經失效的歷史信息,也 可以通過管理途徑進行查閱,便于歷史追蹤。

公文管理

通過靈活流程攜帶表單流轉機制,在公司內部可以實現收、發文處理(批閱留痕、自動排版生成紅頭文件)、審批、監控、督辦催辦、公告、歸檔、查詢等功能。

會議室及會議管理

會議及會議室管理主要是將公司內部的會議室信息以及每天會議的預約、使用信息 加以統計、展示,使得公司的員工可以方便地查看會議室的預約登記情況,方便地 安排內部會議,另外還可以查看以往的會議登記信息。

車輛管理

通過該車輛管理???,可以實時掌握公司內登記在冊車輛的調配狀況,由此可以便 捷地找到沒被調配的車輛,同時還可以對車輛調配管理狀況進行考核。該??槌? 主要提供車輛調配管理外,還提供了車輛登記及車輛基本信息維護功能、駕駛員登 記及基本信息維護功能、車輛油費日志管理以及車輛維修保養日志管理。

接待管理

使用接待管理???,可以方便地預約、安排公司內部的接待事項,同時可以完成接待事項的審批、接待費用的登記、報賬等方面的管理。

印章管理

實現對公司內部印章的網上流程化管理,主要功能包括印章基本信息維護、用印申請、印章刻制更換申請、印章移交申請、印章借用申請、印章使用情況查詢等。

用印管理可以解決由于手工申請而造成的重復錄入工作,并且可以解決每年的查詢統計困難的問題。

物資管理

通過綜合辦公產品中的物資管理???,可實現公司內實物驗收登記、入庫、發放、調轉、回收、報廢等管理,并且可以對實物基本 信息進行修改及刪除操作,同時還提供了“使用信息查詢”、“流轉信息查詢”等功能。

物資管理??榭啥怨灸誆康墓潭ㄗ什?、計算機軟件資產、辦公用品、禮品等進行有效的管理。

問卷調查管理

系統內部,面向全公司簡單實用的問卷調查管理,其功能包括對問卷調查內容的配置、問卷調查的填寫以及最終對問卷調查結果的統計及查看。

問卷調查管理功能能夠滿足公司隨時、自由的配置、發起以及統計調查內容。

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